Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Βοηθός Ταχυδρομικού Τμήματος
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν/μία Βοηθό Ταχυδρομικού Τμήματος για να ενισχύσει την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία των ταχυδρομικών υπηρεσιών του οργανισμού μας. Ο ρόλος αυτός είναι καθοριστικός για τη σωστή παραλαβή, ταξινόμηση, καταγραφή, προώθηση και παράδοση αλληλογραφίας, δεμάτων και εσωτερικών εγγράφων, διασφαλίζοντας ότι κάθε αποστολή διακινείται με ακρίβεια, ταχύτητα και επαγγελματισμό. Ο/Η κατάλληλος/η υποψήφιος/α θα συνεργάζεται στενά με εσωτερικά τμήματα, πελάτες, προμηθευτές και εξωτερικούς συνεργάτες μεταφοράς, συμβάλλοντας στη διατήρηση υψηλού επιπέδου εξυπηρέτησης και οργανωτικής συνέπειας.
Στην καθημερινή εργασία, ο/η Βοηθός Ταχυδρομικού Τμήματος θα είναι υπεύθυνος/η για την παραλαβή εισερχόμενης αλληλογραφίας, τον έλεγχο στοιχείων αποστολής, την ταξινόμηση ανά προορισμό ή προτεραιότητα και την προετοιμασία εξερχόμενων αποστολών σύμφωνα με τις ισχύουσες διαδικασίες. Θα χρησιμοποιεί βασικά πληροφοριακά συστήματα ή έντυπα αρχεία για την καταχώριση αποστολών, την παρακολούθηση παραδόσεων και την ενημέρωση σχετικών μητρώων. Παράλληλα, θα υποστηρίζει την εξυπηρέτηση πολιτών ή εσωτερικών χρηστών, απαντώντας σε ερωτήματα σχετικά με την κατάσταση αποστολών, τις διαδικασίες παραλαβής και τις απαιτήσεις συσκευασίας ή σήμανσης.
Ο ρόλος απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια, υπευθυνότητα και ικανότητα διαχείρισης επαναλαμβανόμενων αλλά κρίσιμων εργασιών με συνέπεια. Η σωστή αναγνώριση διευθύνσεων, η τήρηση χρονοδιαγραμμάτων και η ασφαλής διαχείριση εμπιστευτικής αλληλογραφίας αποτελούν βασικά στοιχεία επιτυχίας. Επιπλέον, ο/η υποψήφιος/α θα πρέπει να μπορεί να εργάζεται αποτελεσματικά σε περιβάλλον με αυξημένο όγκο εργασίας, ειδικά σε περιόδους αιχμής, διατηρώντας θετική στάση και επαγγελματική συμπεριφορά.
Η θέση είναι ιδανική για άτομα που ενδιαφέρονται για διοικητική υποστήριξη, λειτουργίες διακίνησης εγγράφων και υπηρεσίες κοινού, και επιθυμούν να αναπτυχθούν σε ένα οργανωμένο περιβάλλον με σαφείς διαδικασίες. Προσφέρεται η δυνατότητα απόκτησης εμπειρίας σε θέματα διαχείρισης αλληλογραφίας, εσωτερικής διανομής, τήρησης αρχείων και συνεργασίας με πολλαπλά επιχειρησιακά σημεία. Ο οργανισμός μας δίνει έμφαση στην αξιοπιστία, τη συνέπεια, την ευγένεια και τη συμμόρφωση με πρότυπα ποιότητας και ασφάλειας.
Ο/Η επιτυχών/ούσα υποψήφιος/α θα συμβάλει ουσιαστικά στη διατήρηση της εύρυθμης επικοινωνίας και της διοικητικής ροής, υποστηρίζοντας μια υπηρεσία που επηρεάζει άμεσα την καθημερινή λειτουργία του οργανισμού. Αν διαθέτετε οργανωτικές δεξιότητες, ενδιαφέρον για εξυπηρέτηση, ικανότητα τήρησης διαδικασιών και διάθεση για σταθερή, υπεύθυνη εργασία, θα χαρούμε να εξετάσουμε την υποψηφιότητά σας για αυτή τη σημαντική θέση.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Παραλαβή, ταξινόμηση και διανομή εισερχόμενης αλληλογραφίας και δεμάτων.
- Προετοιμασία εξερχόμενων αποστολών με σωστή σήμανση και καταχώριση στοιχείων.
- Ενημέρωση μητρώων αποστολών και παρακολούθηση της πορείας παραδόσεων.
- Εξυπηρέτηση εσωτερικών ή εξωτερικών χρηστών σχετικά με ταχυδρομικά αιτήματα.
- Έλεγχος ορθότητας διευθύνσεων, παραστατικών και συνοδευτικών εγγράφων.
- Τήρηση διαδικασιών ασφαλείας και εμπιστευτικότητας για ευαίσθητη αλληλογραφία.
- Συνεργασία με εταιρείες ταχυμεταφορών και άλλα τμήματα για έγκαιρη διακίνηση.
- Οργάνωση χώρου αποθήκευσης και αρχειοθέτησης ταχυδρομικού υλικού.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Απολυτήριο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης ή ισοδύναμος τίτλος σπουδών.
- Καλή οργανωτική ικανότητα και προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Βασική γνώση χρήσης ηλεκτρονικών υπολογιστών και εφαρμογών γραφείου.
- Ικανότητα διαχείρισης χρόνου και τήρησης προθεσμιών.
- Ευχέρεια στην επικοινωνία και επαγγελματική συμπεριφορά.
- Δυνατότητα εργασίας σε περιβάλλον με επαναλαμβανόμενες διαδικασίες.
- Ικανότητα χειρισμού εμπιστευτικών πληροφοριών με διακριτικότητα.
- Προηγούμενη εμπειρία σε ταχυδρομικές, διοικητικές ή υποστηρικτικές εργασίες θα εκτιμηθεί.
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια εμπειρία έχετε σε διαχείριση αλληλογραφίας ή διοικητική υποστήριξη;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια κατά την ταξινόμηση και καταχώριση αποστολών;
- Πώς αντιμετωπίζετε περιόδους αυξημένου όγκου εργασίας και στενών προθεσμιών;
- Έχετε χρησιμοποιήσει συστήματα παρακολούθησης αποστολών ή ηλεκτρονικά αρχεία;
- Πώς χειρίζεστε εμπιστευτική αλληλογραφία ή ευαίσθητα έγγραφα;
- Περιγράψτε μια περίπτωση όπου εντοπίσατε λάθος σε στοιχεία αποστολής και πώς το διορθώσατε.
- Ποια είναι η προσέγγισή σας στην εξυπηρέτηση πολιτών ή εσωτερικών χρηστών;
